Thursday, January 16, 2014

ce urmărește evaluatorul unei candidaturi de proiect (3)


Trecerea în revistă a elementelor de mai jos face parte din introducerea oricărui curs de design de proiect (nu știu, zău, cum se descurcă oamenii ăia care țin cursuri de scriere de proiect - ce fac acolo, te instruiesc cum să pui corect liniuțele la t-uri și punctul pe i?). 
Într-un alt loc (și anume aici - 'la liber') ziceam așa:
Un finanţator privat sau instituţional are scopuri şi interese proprii într-o comunitate sau într-o ţară. În consecinţă, este fundamental ca scopul şi obiectivele proiectului tău să coincidă cu scopul şi măcar unele dintre obiectivele pentru care finanţatorul e mandatat să aloce resurse. Celelalte elemente ar fi precizarea cît mai exactă a unui public-ţintă (pentru cine?), a unor activităţi şi a unei metodologii de lucru (cum?), a unor produse (ce?), a unor resurse (cu ce?). Şi a impactului pe care îl va avea proiectul. Nu există cerere de finanţare pe lumea asta care să nu cuprindă elementele de mai sus. 
Asta era într-un interviu, 'pe fugă' - întrebările alea s-au modificat puțin, între timp, iar lista s-a lungit și ea un pic. Dar trecem prin toate cele, mintenaș...

Lucian Branea evaluator erasmus+



Nu, însă, înainte de a ne lămuri exact ce este un proiect - că poate nu v-a trecut niciodată prin minte să exersați chiar definiția asta, deși ajută mult :)

Un proiect este un demers temporar având ca scop crearea unui produs, serviciu sau rezultat distinct. Această definiție (pe care am ales-o, 'dictatorial', dintre multe altele) este cea a Project Management Institute figurînd ca atare în A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Din această definiție simplă, 'concentrată', rezultă, cred, limpede:
* că proiectul are o viață limitată - deci, un început și un sfîrșit;
* că proiectul trebuie să genereze 'ceva' (produs, serviciu, rezultat);
* doar implicit (dar vă zic eu, 'în clar'), că între acel început și acel sfîrșit proiectul este dezvoltat treptat, prin pași distincți, printr-un proces îmbunătățit pe măsură ce avansează.
       
Să avansăm, așadar...

Candidat și parteneri. Nu sînt multe de spus aici, cu excepția faptului că partenerii sînt priviți 'cu prietenie' de finanțatori (atunci cînd nu sînt de-a dreptul obligatorii). În mod evident, prezența partenerilor spune despre candidat că are aptitudini de colaborare și cooperare, iar despre proiect că ar putea avea un impact mai trainic și mai voios (unde-s mulți, cu preocupări și abilități diferite...). 

Durată și locație. Titlu/denumire. No comment, really... 

Scopul proiectului trebuie să fie general și 'generos' - schimbarea lumii sau a țării (sau poate doar a orașului ori, hai, măcar a cartierului?). Termenul-cheie cu care e înfrățit scopul proiectului este 'strategie' - atunci cînd vorbiți de acest element, vă enunțați opțiunea strategică. Evaluatorul are grijă să urmărească această 'generalitate'. 

Dacă scopul este un element de strategie, obiectivele proiectului sînt elemente 'tactice' - ele indică modalitățile prin care vă apropiați, succesiv, de scop. Obiectivele sînt foarte importante: din lectura lor, un evaluator versat își dă seama cel mai simplu și repede dacă știți cum să faceți ce aveți de făcut ! Sînt sigur că toți, dar absolut toți formatorii de management de proiect vă presează să produceți obiective SMART (specificmeasurableattainablerealistic, time-bound - adică specifice, măsurabile, realizabile, realiste, încadrate în perioade stricte) - și nici eu nu sînt de altă părere :) Însă, dat fiind faptul că producerea de obiective SMART pare să fie o știință absolut ocultă, de nestăpînit de către muritorii de rînd, evaluatorii s-au cam resemnat: cînd întîlnesc un obiectiv SMART într-o candidatură, deschid o sticlă de șampanie (sau echivalentul adequat). Toleranța lor se oprește, însă, aici - deci:
* obiectivele sînt neapărat specifice - nu mai este admisă 'generalitatea' scopului;
* în niciun caz să nu înșiruiți, ca obiective, toate activitățile, produsele, rezultatele de prin alte secțiuni ale candidaturii - repetați în gînd: 'obiectivele sînt modalitățile prin care facilitați atingerea scopului';
* limitați drastic numărul de obiective - un număr excesiv semnalează evaluatorului că fezabilitatea proiectului în ansamblu are o migrenă...
*** Notă ('la cererea publicului'). Știu că unele instituții românești, care și-au construit formularele de candidatură în secolul trecut și le-au uitat așa, pretind să le scrii despre scop, obiective generale și obiective specifice. V-o spun cu toată răspunderea: ignorați 'obiectivele generale' - lumea și, odată cu ea, terminologia managementului de proiect, au evoluat :) Ok, dacă n-aveți tupeul să faceți asta, coborîți enunțul pe care l-ați menționat ca 'scop' la un nivel inferior de 'generalitate' (?). Nu vă pierdeți, însă, prea mult timp cu ele, concentrați-vă pe 'adevăratele' obiective. Logica este simplă: dacă obiectivele specifice sînt ok și vă lipsesc 'obiectivele generale', evaluatorul le va aprecia pe primele și va ignora absența celorlalte; dacă obiectivele specifice NU sînt ok și aveți 'obiective generale', atunci sînteți oricum, deja, în bucluc...

Despre justificarea [necesității] proiectului am vorbit, într-o oarecare măsură, în 'episodul' 2: modul în care explicați de ce e nevoie de cutare proiect și de ce dumneavoastră sînteți cei mai potriviți pentru a-l dezvolta trebuie să fie clar și limpede, orice aglomerare de date nu face decît să-l facă pe evaluator să clipească mai des și să înceapă să citească în zig-zag, sperînd în detectarea unor cuvinte cheie. Tot așa cum ziceam, documentarea corespunzătoare rezolvă aproape totul: dacă aveți o evaluare de nevoi sau chiar o analiză SWOT, invitați-le concluziile să se prezinte aici - pe foarte scurt. Textul din această secțiune din formularele de candidatură n-o fi articol de ziar, dar nici eseu nu este - deci, NU vă lungiți, nu sacrificați claritatea !

Grupul/grupurile țintă și beneficiarii: altă secțiune care ajută un evaluator să se lămureacă foarte repede cu cine are de-a face :) Grupul țintă este categoria definită de persoane care are nevoia pe care ați identificat-o [pe parcursul documentării]. Grupul țintă nu este niciodată, never, jamais, 'publicul larg' ! Dacă publicul țintă este categoria / grupul de persoane pe care îi vizează proiectul, beneficiarii direcți sînt aceia dintre ei care sînt efectiv implicați în proiect, iar beneficiarii indirecți sînt toți cei acroșați, în vreun fel, pe parcursul proiectului, direct de către organizația candidată și/sau via beneficiarii direcți. O confuzie între grupurile țintă și beneficiari, sau între cele două tipuri de beneficiari, e destul de greu de comis (dar, totuși, extrem de frecventă) și foarte ușor de detectat - de către evaluator, firește...

Ce și cum: activități și metodologie. Evaluatorul căruia îi ușurați munca de descifrare a planificării activităților vă va fi recunoscător, vă garantez :) Faceți un tabel - sau, și mai bine, o diagramă Gannt. Sigur că, într-un tabel sau într-o diagramă, orice scurtcircuit de logică se vede și de pe Marte, dar acest risc merită asumat, deoarece dumneavoastră veți fi primii care ați putea beneficia de această revelație, înaintea evaluatorului ! Cît despre metodologie - nu uitați că, în orice proiect, avem de-a face cu două (sau mai multe) seturi de metodologii distincte: metodologia dezvoltării însuși proiectului (abordarea de management) și metodologia specifică fiecărei activități principale (formare sau alta). 

Produse, rezultate, impact, exploatare. Produsul este, de regulă, un artefact generat pe parcursul proiectului. Rezultatul este un efect generat ca urmare a implementării proiectului - iar impactul presupune dezvoltarea și detalierea contextului în care se manifestă rezultatele proiectului. Exploatarea [rezultatelor] se referă la modul în care toate elementele generate de către proiect sînt folosite pentru a-i maximiza impactul - inclusiv după finalizarea proiectului, inclusiv prin transferarea rezultatelor către alte instituții, inclusiv prin măsuri planificate de extindere a proiectului pe verticală (ținte mai ambițioase), pe orizontală (într-o zonă mai extinsă) sau ambele. NU încurcați produsele cu rezultatele, deci obiectele cu efectele - deși pare greu (?), acest lucru se întîmplă foarte-foarte des.

Promovare, vizibilitate, diseminare. Promovarea se referă la publicitatea făcută organizației, proiectului însuși, diverselor activități din cadrul proiectului - și, implicit, finanțatorului și programului de finanțare care susține proiectul. Vizibilitatea se referă la modalitățile specifice prin care se asigură expunerea proiectului și a programului de finanțare, cu respectarea elementelor de identitate vizuală a finanțatorului și a programului de finanțare. Diseminarea se referă la distribuirea rezultatelor (inclusiv parțiale! ale) proiectului - inclusiv după finalizarea acestuia. Atenție: toate aceste sub-procese demarează odată cu proiectul - nu pe parcurs, nu doar strict în conexiune cu activitatea principală, nu doar strict la final.

Evaluare. Poate cea mai afurisită secțiune dintr-un formular de finanțare, avînd în vedere că majoritatea zdrobitoare a candidaților cu proiecte înțeleg prin evaluare un demers strict cantitativ (cuantificarea participanților la activități și chestionarea acestora cu privire la gradul de satisfacție față de propria participare, strict post festum, cuantificarea poate a vizitatorilor website-ului proiectului etc.). Necîștigător ! În primul rînd, pentru că evaluarea trebuie să fie o activitate continuă, care demarează odată cu proiectul (pentru a putea amenda, în timp util, scurtcircuitele de management sau de concept) - nu pe parcurs, nu doar strict în conexiune cu activitatea principală, nu doar strict la final (aveți un déja vu?). Apoi, pentru că evaluarea e de multe feluri, sînt tare multe aspecte care se pot evalua într-un proiect - dar întotdeauna există cel puțin două tipuri de evaluare care nu pot lipsi: una de proces (care vizează modul în care s-a derulat proiectul și în care derularea acestuia s-a suprapus pe viziunea inițială, de la momentul candidaturii) și una de produs (centrată pe produsele generate în cadrul activității principale). În fine, pentru că rareori se referă cineva, într-un formular de candidatură, la metode sau instrumente de evaluare (făcînd o distincție între ele, desigur).



Buget. Îmi pare rău, dar nici aici nu sînt prea multe de spus - cu excepția faptului că, de regulă, evaluatorii se uită [prea] rapid pe bugete (mult mai mult se uită pe ele personalul din departamentul financiar al instituției finanțatoare!), urmărind inconsecvențe vizibile, dar și (întotdeauna) un echilibru între cele trei mari categorii de costuri întîlnite într-un proiect: costuri de personal, costuri de implementare, costuri de comunicare. Recomandările unui evaluator sînt distincte (și, uneori, diferite!) de cele de ale unui formator în design de proiect - mai ales în ceea ce privește construcția bugetului :) deci, m-aș opri aici...

Am uitat ceva...? Lăsați-mă să știu :) căci trebăluiesc și eu, ca (mai) tot omul, la un curs de design de proiect și orice observație ajută mult... Drept care, mulțumesc anticipat :)


'episodul' 1 (din 3) - aici
'episodul' 2 (din 3) - aici